Lo smart working è stato uno dei principali strumenti adottati durante la pandemia per affrontare l'emergenza sanitaria e ridurre il sovraffollamento negli ambienti di lavoro, minimizzando così il rischio di contagio. Milioni di lavoratori hanno svolto le loro mansioni da remoto, in deroga alla normativa prevista dalla legge n. 81/2017 e senza necessità di accordi individuali. Tuttavia, a partire dal 1° aprile, questa situazione cambierà: lo smart working non sarà più applicabile senza un accordo individuale tra azienda e dipendente.

Il lavoro agile, conosciuto anche come smart working, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che si distingue per l'assenza di vincoli di luogo e orario, nonché per un'organizzazione basata su fasi, cicli e obiettivi concordati tra azienda e lavoratore. Questa modalità lavorativa mira a facilitare la conciliazione tra vita privata e lavoro, oltre a promuovere un aumento della produttività.

Non si tratta di un nuovo tipo di contratto, ma di un modo differente di svolgere il lavoro, caratterizzato da flessibilità organizzativa e dall'utilizzo di strumenti tecnologici come laptop, tablet e smartphone, che permettono di lavorare da remoto. La prestazione lavorativa, in questo contesto, può essere svolta parzialmente all'interno dei locali aziendali e parzialmente all'esterno, senza una postazione fissa, rispettando comunque i limiti di durata dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dal CCNL di riferimento.

Il datore di lavoro è obbligato a garantire la sicurezza e il corretto funzionamento degli strumenti tecnologici messi a disposizione del lavoratore per lo svolgimento delle sue mansioni. I lavoratori che operano in modalità agile devono godere degli stessi diritti economici e normativi dei colleghi che lavorano in presenza, compresa la tutela in caso di infortuni e malattie professionali da parte dell'Inail.

Lo smart working può essere adottato sia nel settore privato sia nella pubblica amministrazione.

Nel predisporre gli accordi per il lavoro agile, le aziende devono dare priorità alle richieste dei dipendenti con figli fino a 12 anni o con figli disabili gravi, o in caso il lavoratore stesso sia disabile o caregiver.

L'accordo per il lavoro agile, che può essere a tempo determinato o indeterminato, deve essere redatto per iscritto e specificare le modalità di esecuzione del lavoro all'esterno dei locali aziendali, chiarendo in che modo il datore di lavoro eserciterà il proprio potere direttivo e quali strumenti saranno utilizzati dal lavoratore. Inoltre, deve disciplinare il controllo da parte del datore di lavoro, individuare le condotte sanzionabili, stabilire i tempi di riposo del lavoratore e le misure per assicurare la disconnessione dagli strumenti di lavoro. L'accordo deve essere comunicato dalle aziende tramite l’apposito applicativo del portale Servizi Lavoro entro cinque giorni dall'inizio della prestazione in modalità agile o dall'ultimo giorno indicato prima della proroga del periodo di lavoro agile.

Le pubbliche amministrazioni e le agenzie di somministrazione hanno tempo fino al giorno 20 del mese successivo all'inizio della prestazione in modalità agile o all’ultimo giorno indicato prima della proroga per inviare queste comunicazioni.

Durante la pandemia, per ridurre il rischio di contagio da SARS-CoV-2, è stato garantito il diritto allo smart working per i lavoratori a maggior rischio e per i genitori con almeno un figlio minore di 14 anni, a condizione che non ci fosse un altro genitore disponibile per lo stesso beneficio, anche in assenza di accordi individuali. Queste deroghe sono state prorogate più volte fino al 31 marzo.

Le nuove regole in vigore dal 1° aprile 2024 stabiliscono che nessun lavoratore avrà più diritto allo smart working senza accordo. Le aziende potranno decidere discrezionalmente se concedere o meno il lavoro agile, dando priorità alle richieste di alcune categorie di lavoratori, come i dipendenti con figli disabili gravi, caregiver o genitori con figli fino a 12 anni.

Se concesso, il lavoro agile dovrà essere formalizzato attraverso un accordo individuale che definisca la durata del periodo, le modalità di alternanza tra lavoro in presenza e remoto, i luoghi esclusi per il lavoro da remoto, le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro, l'utilizzo degli strumenti di lavoro, gli orari di lavoro, i tempi di riposo e le modalità di disconnessione, l'eventuale formazione necessaria e l'esercizio dei diritti sindacali.

Questo accordo dovrà essere comunicato telematicamente dalle aziende entro cinque giorni dall'inizio del lavoro agile, oppure entro il giorno 20 del mese successivo per la pubblica amministrazione e le agenzie di somministrazione. In caso di mancata comunicazione, i datori di lavoro saranno soggetti a sanzioni pecuniarie che variano da 100 a 500 euro per ogni lavoratore.